1. CONTEXTE DE LA MISSION :
Dans le cadre de la mise en œuvre de son programme de transformation et d’amélioration de la performance, [Nom de l’institution / organisation] souhaite bénéficier d’une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) afin de renforcer la gouvernance du projet, sécuriser les processus de mise en œuvre et garantir l’atteinte des objectifs stratégiques.
La mission d’AMO vise à accompagner le maître d’ouvrage dans :
- La définition et la clarification des besoins,
- Le pilotage du projet,
- La coordination des parties prenantes,
- Le suivi de la qualité des livrables,
- La maîtrise des coûts, des délais et des risques.
Cette mission permettra d’assurer une gestion rigoureuse du projet et une meilleure prise de décision stratégique.
2. OBJECTIFS DE LA MISSION :
La mission vise à :
- Clarifier les besoins fonctionnels et organisationnels
- Structurer la gouvernance du projet
- Assurer le pilotage opérationnel du projet
- Garantir la qualité des livrables produits par les prestataires
- Assurer la gestion des risques et des changements
- Faciliter la communication entre les parties prenantes
- Mettre en place des outils de suivi et de reporting
4. DESCRIPTION DU PROCESSUS
4.1 Phase 1 : Cadrage du projet
Objectif : clarifier les objectifs et structurer la gouvernance.
Activités :
- Analyse du contexte institutionnel
- Analyse des besoins du maître d’ouvrage
- Identification des parties prenantes
- Définition de la gouvernance du projet
- Élaboration de la charte du projet
- Élaboration du plan de management du projet
Livrables :
- Note de cadrage
- Charte du projet
- Plan de management du projet
4.2 Phase 2 : Appui à la planification
Objectif : structurer l’organisation et la planification du projet.
Activités :
- Élaboration du plan détaillé de mise en œuvre
- Définition du planning global
- Identification des jalons du projet
- Élaboration du plan de gestion des risques
- Définition des indicateurs de performance
Livrables :
- Plan de mise en œuvre
- Planning détaillé du projet
- Matrice de gestion des risques
- Tableau de bord de pilotage
4.3 Phase 3 : Pilotage et suivi de la mise en œuvre
Objectif : assurer le suivi opérationnel du projet.
Activités :
- Organisation et animation des comités de pilotage
- Coordination entre les parties prenantes
- Suivi de l’avancement des activités
- Suivi des délais et des coûts
- Analyse des écarts et propositions d’actions correctives
Livrables :
- Rapports mensuels de suivi
- Compte rendus des comités de pilotage
- Tableau de bord de performance
4.4 Phase 4 : Gestion des risques et du changement
Objectif : sécuriser la mise en œuvre du projet.
Activités :
- Identification et analyse des risques
- Mise en place d’un plan de gestion des risques
- Appui à la gestion des changements
- Mise en œuvre d’une stratégie de communication
Livrables :
- Plan de gestion des risques
- Plan de conduite du changement
- Plan de communication
4.5 Phase 5 : Évaluation et clôture du projet
Objectif : évaluer les résultats et capitaliser l’expérience.
Activités :
- Évaluation des résultats du projet
- Analyse des impacts
- Documentation des bonnes pratiques
- Élaboration du rapport final
Livrables :
- Rapport d’évaluation
- Rapport final de mission
- Note de capitalisation
5. GOUVERNANCE DU PROJET
La gouvernance du projet comprend :
Comité de pilotage
Responsable de :
- La validation des orientations stratégiques
- Le suivi global du projet
- La prise de décisions majeures
Équipe projet
Responsable de :
- La mise en œuvre opérationnelle
- La coordination des activités
Assistance à maîtrise d’ouvrage
Responsable de :
- L’appui stratégique
- Le pilotage méthodologique
- Le suivi des performances
6-METHODOLOGIE ADOPTEE
Le prestataire devra proposer :
- Une approche structurée de gestion de projet
- Des outils de pilotage et de reporting
- Une méthodologie de gestion des risques
- Un dispositif de suivi et d’évaluation
Les méthodes recommandées peuvent inclure :
- Référentiel de gestion de projet
- Méthodes agiles
- Gestion de portefeuille de projets
7- MODALITE DE REPORTING
Le consultant devra assurer :
- Un reporting mensuel
- Des présentations au comité de pilotage
- Des notes d’alerte en cas de risque critique